SEMINAR

Seminar pada umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik di sebuah universitas maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau profesional. Kata seminar berasal dari kata Latin seminarum, yang berarti "tanah tempat menanam benih".

Sebuah seminar biasanya memiliki fokus pada suatu topik yang khusus, di mana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif. Seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah dialog dengan seorang moderator seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas-kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). Sistem seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan. Di beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat lebih informal dibandingkan sistem kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.

Perlu dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa, sebuah seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang termasyhur (tanpa memperhatikan jumlah hadirin atau jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi dalam diskusi).

Seminar bukanlah sebuah ilmu melainkan sebuah pengetahuan belaka. Pengertian seminar tidak jauh berbeda dengan pengertian diskusi,yaitu saling bertukar pikiran secara lisan. Aktivitas saling bertukar pikiran adalah kodrat dari setiap manusia.

Melalui seminar akan diperoleh beberapa manfaat seperti:

1.    Melatih untuk bersikap demokratis.

2.    Melatih untuk bersikap toleransi.

3.    Mengembangkan kepribadian.

4.    Sarana melatih berfikir lebih baik.

5.    Menambah pengetahuan dan pengalaman.

6.    Pengembangan kecendekiaan dan kreatifitas.

Suatu seminar pasti melibatkan beberapa unsur. Unsur tersebut dibagi menjadi tiga bagian,yaitu:

1.    Unsur Manusia yang meliputi pemandu atau moderator, penulis, penyaji makalah dan peserta.

2.    Unsur Materi yang meliputi masalah, tema atau topik pembicaraan.

3.    Unsur Fasilitas yang meliputi ruangan, meja, kursi, alat-alat audiovisual, papan tulis, kertas dan sebagainya.

Untuk melaksanakan seminar tentu diperlukan persiapan. Persiapan tersebut harus menjawab pertanyaan siapa yang menjadi pelaksana seminar, siapa penyaji makalahnya, siapa pesertanya, apa materinya, dimana pelaksanaannya, dan fasilitas apa saja yang harus disediakan agar pelaksanaan seminar tersebut dapat berjalan dengan lancar.

Untuk melaksanakan seminar sebaiknya dibentuk sebuah panitia pelaksana yang dipimpin oleh seorang ketua,sekretaris dan bendahara ditambah dengan beberapa urusan atau seksi. Urusan atau seksi yang dibentuk haruslah sesuai dengan kebutuhan. Misalnya,harus ada seksi yang mengurusi penggandaan makalah, surat-menyurat, tanda peserta, piagam atau tanda keikutsertaan. Demikian pula harus ada seksi yang mengurusi fasilitas seminar seperti soal tempat, meja, kursi, papan tulis, alat-alat audiovisual, dan sebagainya. Jika seminar dilaksanakan lebih dari satu hari, perlu pula seksi yang mengurus akomodasi, transportasi, dan konsumsi.

Agar pekerjaan panitia dapat berlangsung tertib dan lancar,maka panitia seminar harus dapat merumuskan tugas-tugas yang harus dikerjakan,dan siapa-siapa orang-orang yang bertanggungjawab melaksanakannya. Tugas-tugas itu misalnya menyangkut soal siapa yang menghubungi penyaji makalah,tema apa yang disajikan,berapa biaya yang dibutuhkan dan darimana sumbernya,siapa saja yang menjadi peserta dan apa saja kewajibannya,kapan dan dimana seminar dilaksanakan.

Baik panitia maupun penyaji hendaknya memperoleh gambaran unsur manusia yang terlibat di dalam seminar tersebut. Aktivitas untuk memperoleh gambaran itu penting agar mereka yang terlibat didalamnya mengetahui sifat dan sikap masing-masing. Hal-hal yang perlu dianalisis yaitu: (1) analisis pribadi meliputi posisisnya dalam seminar,status,keluarga,pendidikan dan spesialisasinya. (2) analisis sikap dan sifat meliputi cara berfikirnya,emosionalitasnya,keterampilan berbicaranya dan perilaku atau kebiasaan-kebiasaannya. (3) analisis kelompok meliputi homogenitas dan heterogenitas, sikap kerjasama, perhatian, toleransi dan prasangkanya.

Seseorang yang akan mengikuti seminar dituntut untuk memiliki kemampuan dan keterampilan dalam mengutarakan pendapat. Kemampuan mengutarakan pendapat dapat dilihat dari dua aspek. Pertama dilihat dari kemampuan berbahasa yang meliputi kemampuan menggunakan bahasa yang baik, tepat dan cermat. Kedua, kemampuan mengutarakan pendapat secara analitis, logis dan kreatif.

Cara mengutarakan pendapat secara baik berarti mengutarakan pendapat dalam konteks yang masuk akal, mudah dipahami, yang tercermin dalam ungkapan bahasa yang digunakan.

Mengutarakan pendapat secara analitis artinya mengutarakan pendapat secara sistematik dan teratur. Untuk itu diperlukan pengetahuan dan pendalaman masalah yang dibicarakan dan disampaikan dengan tidak bertele-tele. Selain hal itu,berfikir kreatifpun dituntut dalam sebuah diskusi. Kreatif disini maksudnya ialah: (1) hasil pikiran tesebut merupakn hal yang baru. (2) tidak konvensional. (3) mengandung motivasi yang tinggi dan tahan lama.

Untuk menyelenggarakan seminar,panitia harus dapat mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Seperti yang telah disampaikan pada pembahasan sebelumnya,maka panitia paling tidak mengecek:

A.  Undangan.

Baik undangan untuk acara pembuka maupun penutupan. Undangan yang dicek tersebut termasuk undangan yang akan ditujukan kepada peserta seminar,penyaji makalah,pemandu seminar atau moderator dan undangan untuk mereka yang diminta untuk membuka seminar itu secara resmi. Undangan hendaknya diberikan tidak terlalu jauh jaraknya dengan penyelenggaraan seminar,juga tidak terlalu dekat dengan waktu pelaksanaan.

Undangan yang terlalu jauh jaraknya akan dilupakan orang,sebaliknya jika terlalu dekat dapat menyebabkan orang yang diundang tidak datang karena memiliki acara lain yang telah dijadwalkan. Undangan harus menjelaskan hari,tanggal,tempat seminar(bila perlu disertakan petanya),materi atau bahan yang akan diseminarkan,termasuk jadwal acara.

B.  Ruang seminar.

Panitia penyelenggara harus menyediakan ruang seminar yang memadai dan sesuai untuk penyelenggaraan acara tersebut. Hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1.     Cara mengatur tempat duduk. Tempat duduk selain disesuaikan dengan bentuk ruangan juga disesuaikan dengan maksud seminar. Seminar biasanya sarat dengan pengumpulan ide-ide, karena itu tata letak tempat duduk harus mencerminkan demokratis. Tata letak meja yang melingkar atau setengah melingkar cocok untuk seminar atau yang berbentuk segi empat panjang. Sedangkan yang berbentuk huruf “U” atau “V” apalagi berbentuk klas harus dihindari karena bersifat otoriter. Tata letak seperti ini hanya cocok untuk rapat yang berisi penjelasan dengan maksud agar tidak bertele-tele.

2.    Lampu penerangan. Panitia juga harus memperhatikan tata lampu ruang seminar. Harus diperiksa apakah penerangan yang ada sudah cukup, terlalu terang atau kurang terang. Usahakan menggunakan bola lampu yang buram sehingga sinar yang keluar tidak menyilaukan mata.

C.  Sistem suara.

Yang dimaksud dengan sistem suara adalah alat-alat pengeras suara beserta kelengkapannya. Sering terjadi karena alat pengeras suara tidak bekerja dengan baik, maka seminar yang semula diperkirakan akan berlangsung sukses akhirnya tidak berjalan lancar hanya karena persoalan pengeras suara yang macet. Untuk itu perlu persiapan yang cermat dalam penataan sistem suara ini, baik menyangkut letaknya maupun kekuatan suaranya. Untuk kelancaran suara biasanya disediakan pula pengeras suara tanpa kawat(Wireless Microphone). Semua peralatan ini harus dicoba sebelum acara yang sebenarnya dimulai.

D.  Alat tulis.

Untuk keperluan tulis-menulis,maka alat-alat berikut ini perlu dipersiapkan. Alat-alat itu adalah: map dengan perlengkapannya(biasanya berupa tas) yang didalamnya berisi kertas kosong,pulpen,jadwal acara dan bahan-bahan seminar. Demikian pula perlu dipersiapkan pensil atau ball point dan mesin tulis. Pada saat sekarang penyelenggaraan seminar telah cukup maju,sehingga pada sisi tertentu dari ruangan terdapat seperangkat komputer atau laptop.

E.  Makanan dan minuman.

Panitia juga harus memperhatikan makanan dan minuman. Jika seminar diselenggarakan satu hari penuh perlu makan siang. Biasanya pada pagi hari sekitar pukul 10.00 dan sore hari sekitar pukul 15.00 dihidangkan pula makanan kecil. Ada beberapa cara untuk menghidangkan makanan kecil. Ada yang dihidangkan sebelu peserta seminar duduk,disajikan pada saat acara berlangsung,pada waktu istirahat dengan mengambil sendiri,ada pula yang dikombinasikan dengan menyajikan minuman itu sebelum scara dimulai dan pada saat istirahat juga disediakan minuman dan makanan ringan.

F.  Akomodasi.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya,panitia harus menyediakan akomodasi peserta bila acara tersebut berlangsung lebih dari satu hari. Panitia sesuai dengan kemampuannya dapat menentukan apakah penginapan disediakan gratis atau peserta membayar. Jika peserta membayar,maka yang perlu dipersiapkan oleh panitia adalah informasi tentang penginapan tersebut,baik soal jarak dengan tempat seminar berlangsung,tarif beserta fasilitasnya maupun pelayanannya.

G.  Kesehatan.

Yang tidak kalah pentingnya adalah masalah kesehatan. Panitia harus mempersiapkan petugas kesehatan khususnya untuk pertolongan pertama.

H. Tugas dan Fungsi Pemandu (Moderator) serta Peserta Seminar

Seminar akan berlangsung dengan baik jika pemandu dan peserta seminar mampu menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing dengan baik. Tugas pemandu atau moderator:

1.    Menjelaskan tujuan dan maksud seminar.

2.    Menjamin kelangsungan seminar secara teratur dan tertib.

3.    Memberikan stimulasi,anjuran,ajakan agar setiap peserta benar-benar mengambil bagian dalam seminar.

4.    Menyimpulkan dan merumuskan setiap pembicaraan dan membuat beberapa kesimpulan kesepakatan yang berhasil dicapai dalam seminar.

5.    Mempersiapkan laporan.

I.   Fungsi pemandu atau moderator:

1.    Sebagai pengarah. Pemandu harus dapat mengarahkan seminar menuju tujuan yang ingin dicapai. Untuk itu ia harus lebih siap dibanding peserta. Ia punya konsep pemecah. Karena itu ia harus mempunyai data-data yang relevan dengan seminar tersebut.

2.    Sebagai layar pemantul. Maksudnya,pemandu dapat meneruskan pembicaraan dari peserta satu ke peserta lainnya. Untuk itu ia harus mampu mengambil intisari setiap pembicaraan. Bila belum jelas ia dapat saja tidak meneruskan pertanyaan seseorang kepada lainnya. Tetapi ia tanyakan terlebih dahulu kepada si penanya.

3.    Sebagai penengah bila timbil ketegangan. Pemandu harus cakap melerai bila timbul ketegangan dalam seminar. Untuk itu seorang pemandu atau moderator harus memiliki sifat adil dan tidak berat sebelah.

4.    Sebagai pencari jalan. Bila seminar macet,pemandu harus cakap mencari jalan keluar,bila perlu minta bantuan kepada peserta yang pandai berinisiatif. Pemandu harus cepat mengembalikan seminar kepada tujuannya jika terjadi penyelewengan pembicaraan dalam seminar.

5.    Sebagai pemberi semangat. Adakalanya seminar berlangsunh dingin,tidak bergairah dan peserta menjadi pasif. Untuk itu seorang pemandu harus pandai membangkitkan semangat peserta dengan rangsangan-rangsangan, baik berupa anekdot, mengemukakan hal-hal yang aneh, mencolok, sekedar untuk membangkitkan perhatian peserta.

6.    Sebagai penyimpul dan penentu keputusan. Pemandu haruslah menyimpulkan pembicaraan,bila perlu dengan keputusan,jika pembicaraan sudah cukup memberikan petunjuk tentang kesimpulan apa yang harus dicapai.

Sukses tidaknya suatu seminar banyak tergantung kepada kepiawaian pemandu atau moderator. Karena itulah maka pemandu harus memelihara persahabatan antara ia dengan peserta dan antar peserta satu dengan yang lainnya,sehingga tercipta suasana yang baik dan penuh kebebasan. Selain bersikap adil dan tidak memihak,seorang pemandu juga dituntut untuk berwibawa.

Pemandu harus memiliki kepribadian yang baik,toleransinya tinggi dan simpati kepada orang lain. Pada diri seorang pemandu hendaknya ada rasa humor,karena itu penting pada saat ia menjalankan  tugasnya. Selain itu, intelegant dan berkemampuan untuk menentukan keputusan. Yang paling penting lagi seorang pemandu memang mempunyai kemampuan berbicara sekaligus mampu pula menjadi pendengar yang baik.

Dinamika dan aktivitas seminar tergantung di tangan peserta seminar. Oleh karena itu,kesadaran peserta untuk memenuhi tugas-tugasnya sangatlah diperlukan. Secara umum tugas peserta seminar adalah sebagai berikut:

1.    Menunjukkan solidaritas dan partisipasi.

2.    Menjaga suasana yang nyaman dan segar.

3.    Aktif memberikan usul dan saran.

4.    Aktif memberikan informasi dan pendapat.

5.    Aktif meminta pendapat dan informasi.

6.    Mengajukan pertanyaan dan meminta dasar pendirian seseorang.

7.    Mengajukan keberatan dan mengajukan contoh serta bukti jika ia tidak setuju terhadap gagasan dan pendapat peserta lainnya.

8.    Mengusulkan kesimpulan, meminta kesimpulan, atau berusaha untuk menyimpulkan bersama.

9.    Mengikuti dan memusatkan perhatian selama berlangsungnya seminar.

Sejalan dengan tugas-tugas peserta tersebut,dapatlah digambarkan bahwa setiap peserta mempunyai fungsi:

1.        Sebagai penyumbang pendapat atau opini. Peserta seminar harus berani mengeluarkan pendapat atau opininya. Tidak perlu takut salah. Terkadang justru dengan kesalahannya itulah muncul kebenaran.

2.        Sebagai pembantu penyimpilan. Dapat saja terjadi pemandu seminar kesulitan untuk menyimpulkan dan merumuskan hasil seminar. Untuk itu peserta mempunyai kewajiban membantu menyimpulkan dan merumskannya.

3.        Sebagai penyumbang data. Keculi opini, seminarpun tentu berharap memperoleh masukan-masukan berupa data dan informasi yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. Peserta hendaknya aktif memberikan data dan informasi. Kalaupun tidak memiliki data,ia dapat menunjukkan dimana data dan informasi itu diperoleh agar mudah untuk ditelusuri.

4.        Sebagai pembantu pemandu. Peserta dapat saja membantu pemandu dalam menjalankan tugasnya. Kita sering melihat pemandu tidak mampu mengangkat gairah dan semangat peserta seminar. Saat-saat seperti itu, dengan inisiatif dan cara yang baik,bisa saja seorang peserta mengambil inisiatif untuk meningkatkan kegairahan dan semangat peserta.

5.        Sebagai penerima hasil keputusan. Fungsi ini sangat untuk disadari peserta, karena apapun keputusan seminar hendaknya ia tunduk dan melaksanakan keputusan itu.

Dalam seminar terdapat pula orang yang berperan sebagai penulis yang bertugas menulis notula seminar yaitu catatan yang menjadi dokumen penting dan menjadi pegangan semua pihak yang terlibat dalam seminar itu untuk ditindaklanjuti.

Contoh notula seminar:

Notula Seminar

Hari,tanggal              :……………………………….

Tempat                       :……………………………….

Topik                          :……………………………….

Pembicaraan              :……………………………….

Moderator                 :……………………………….

Jumlah Undangan     :……………………………….

Jumlah Peserta         :……………………………….

Susunan Acara                      :1. pembukaan

 2. sambutan

 3. pelaksanaan seminar

 4. penutup

Pelaksanaan               :(diisi dengan jalannya seminar)

Hasil Seminar                        :(diisi dengan pokok-pokok isi seminar)

Kesimpulan                 :(diisi dengan kesimpulan isi seminar)

Pembahasan Jalannya

Kegiatan                           :(diisi dengan evaluasi para panitia terhadap jalannya               seminar)

Pimpinan Seminar                                                            Notulis

…………………                                                                         ………………..

Agar seminar dapat berlangsung dengan lancar,maka peserta jangan menunjukkan sikap agresif dan reaksioner, menutup diri, dan takut mengeluarkan pendapat. Namun,peserta juga harus membatasi diri,jangan terlalu banyak bicara tanpa memperdulikan orang lain. Ia harus memberikan kesempatan kepada peserta lainnya untuk mengemukakan pendapat. Janganlah bicara berbelit-belit atau berbisik-bisik dengan teman saat seminar berlangsung. Jangan pula ia mengambil sikap acuh tak acuh. Hal-hal yang dapat mengganggu kelancaran dan keberhasilan seminar seperti itu hendaknya dihindari oleh peserta.

Sebagai ilustrasi,berikut ini diagram yang menggambarkan bahwa bila peranan pemandu dominan maka peranan peserta menjadi kecil,demikian pula sebaliknya.

                              1         2         3         4        5         6

100
80
60
40
20
0