SURAT

A.  Pengertian Surat

Surat adalah jenis karangan komposisi atau dapat dikatakan paparan yang mengemukakan maksud dan tujuannya. ditinjau dari wujud peraturannya surat adalah percakapan tertulis .jadi sejenis dengan ragam percakapan atau dialog seperti yang bisa dipakai dalam kehidupan sehari –hari .ditinjau dari fungsinya ,surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, dan praktis. di bandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan – kelebihan.

apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis ,misalnya berupa pengumuman , pemberitahuan , keterangan dan sebagainya ,akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.  tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. dengan cara tersebut sering -sering dialami perubahan –perubahan, terutama tentang isinya ,mungkin ditambah atau dikurangi ,meskipun tidak disadari. Kriteria surat yang baik mengunakan bahasa  yang memiliki etika, estetika, logika, sebagai dokumen tertulis , sebagai alat pengingat. Sebagai pedoman kerja dan sebagai wakil penulis.

A.  Jenis- Jenis Surat

1.     Jenis surat berdasarkan isinya

Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan atas tiga jenis:

a.    Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Karena sifatnya akrab dan santai , dan surat pribadi biasa digunakan bahasa ragam akrab /ragam santai. Perlu diketahui bahwa surat lamaran,surat permohonan izin,dan sejenisnya dibuat atas nama diri sendiri.oleh karena itu ,surat tersebut tergolong surat pribadi meskipun ditujukan kepada instansi pemerintahan.

b.    Surat Dinas /Resmi

Surat Dinas /Resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan. Surat Dinas /Resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintahan dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan ragam resmi.

c.    Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi tentang masalah Perniagaan /Perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

2.    Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya Surat

Berdasarkan Keamanan Isinya Surat dibedakan atas empat jenis yaitu: Surat sangat rahasia, Surat Rahasi, Surat terbatas, dan Surat terbatas. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen /naska yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara .surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya .Surat Biasa adalah surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia yang bila diketahui orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan.

3.    Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya, surat dapat di bedakan atas tiga jenis yaitu :Surat sangat segera(kilat) Surat segera, Surat biasa. Surat sangat segera adalah surat  yang isinya harus segera di ketahui oleh penerima surat dan harus segera mungkin diselesaikan atau ditanggap. Penyelesaian surat ini harus lebih diprioritaskan daripada surat-surat lainnya. Jadi, harus dilakukan pada kesempatan pertama. Contoh surat sangat segera (kilat) adalah surat pemberitahuan tenaga penguji  surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas. Surat segera adalah surat yang isinya harus segera diketahui  dan ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama, tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang bersangkutan. contohnya surat  lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, dan surat penawaran tugas belajar keluar negri. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditangapi. Meskipun demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar komunasi dapat berjalan lancar. Contoh surat biasa, yaitu surat permohonan sumbangan, surat pemberitahuan, surat edaran dan pengumuman biasa.

4.    Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya

Berdasarkan jangkuan penggunaannya surat di bedakan atas dua jenis yaitu surat intern, dan surat ekstern.

a.    Surat intern ialah surat yang hanya di gunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor /instansi yang bersangkutan.contohnya surat intern, yaitu memo dan nota. memo adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. memo di buat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. nota adalah surat yang hanya di buat oleh atasan untuk bawahan, pada dasarnya isi nota sama dengan surat dinas, hanya lebih ringkas tetepi jelas.

b.    Surat ekstren ialah surat yang di gunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar kantor /instansi yang bersangkutan.

5.    Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerima

Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerima yang di tuju surat dapat di bedakan atas tiga jenis yaitu: (a) surat edaran (b) surat pengumuman dan (c) surat biasa.

a.    Surat edaran ialah surat yang di luar kantor/instansi yang bersangkutan. isi surat ini adakalanya hanya di ketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus) dan adakalanya di sebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum). surat ederan sering di sebut sirkuler.

b.    Surat Pengumuman ialah surat yang di tujukan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum, pengumuman dapat di sebarluaskan dengan beberapa cara, yaitu dengan mengedarkan sebagai surat edaran ,memasang di papan-papan pengumuman dan memasangnya di Koran/majalah sebagai iklan

c.    Surat  biasa ialah surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.

B.  Bagian-Bagian Surat

Bagian-Bagian yang terdapat dalam surat: Kepala Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Lampiran Surat, Hal/Prihal, Alamat Surat, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup,Tembusan.

Kepala  Surat biasanya diketik di sebelah kiri atas. Boleh juga diketik di tengah-tengah. Kepala Surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan:

1.    Nama kantor/Jawatan dan Perusahaan

2.    Alamat

3.    Nomor telpon

4.    Nomor kotak Pos (jika ada)

5.    Nama alamat Kawat (jika ada), dan Faksimile (jika ada)

Kepala Surat menunjukan resminya sebuah surat .oleh sebab itu jangan mengunakan belangko surat dinas untuk berkirim-kirim surat secara pribadi. kepala surat dapat berfungsi sebagai alat (identitas) pengingat surat .Tanggal  Surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk  lurus penuh ) dan kanan atas (Lurus Setengah Lurus dan Indonesia). Boleh juga diketik di sebelah kanan bawah. Dan perlu kita ingat bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian  hal yang dipersoalkan dalam surat itu. dan Nomor surat dapat kita lihat pada surat resmi  yang mana di dalamnya selalu diberi: Nomor urut surat  yang dikirimkan (keluar), Kode dan tahun. Contoh yang dapat kita lihat yaitu:

NO:200/PBJJ-BI/1984

(PBJJ-BI=Program Belajar Jarak Jauh Bidang Studi Bahasa Indonesia)

NO:01/PT28.1/F’84

(PT28.=kode IKIP Malang

I=kode Rektor/Purek I, Purek II, dan Purek III

F=Kode Prihal Ketatausahaan

Bahkan nomor surat diketik diketik segaris dengan tanggal ,Bulan ,dan Tahun (Bentuk Luras ,Setengah lurus, dan Indonesia) .dan dalam penulisan nomor pada surat mempunyai guna yaitu:

a.  memudahkan mengatur penyimpanan

b.  memudahkan mencarinya kembali

c.  mengetahui  berapa banyaknya sursat yang keluar

d.  mempercepat penyelesaian sursat –menyurat (membalas surat),dan memudahkan petugas kearsipan. 

 Lampiran pada surat juga dibutuhkan atau dalam melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain .jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan dengan surat –surat lain misalnya :

1.  Salinan ijazah /STTB

2.  Akte Kelahiran /Akte kenal  Lahir ,

3.  Surat Berkelakuan baik,dan

4.  Surat keterangan  kesehatan dari Dokter pemerintah.

Pada lampiran (lamp) dalam surat dituliskan seperti Lamp; empat helai ,bukan lampiran Lampiran 4 (empat) helai. jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran (Lamp) tidak perlu dituliskan (demi kehematan ) dan kita harus ingat jika tidak ada surat yang dilampirkan ,jangan digunakan kalimat pembuka  seperti, Bersama surat ini kami beritahukan bahwa kuliah semester 1 dimulai pada tanggal 7 September 1992. Yang seharusnya kita gunakan  atau yang tepat ialah :Dengan ini kami beritahukan bahwa kuliah semester 1 di mulai pada tanggal  7 September 1992. adapun Hal/Perihal  pada surat yang menunjukan isi atau inti surat secara singkat.dan dengan membaca Hal/Perihal secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu.Hendaknya Hal/Perihal dituliskan secara ringkas dan jelas .contohnya:Hal Jadwal ujian ulangan ,Bantuan tenaga pengajar.

Hal /Perihal dapat disampaikan dengan judul karangan biasa .oleh sebab itu, harus berujud frase (bukan kalimat ) dan pokok surat dimulai dengan huruf besar.Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak di garis bawahi. Namun dalam surat undangan, sering hanya dituliskan Hal Undangan .tapi kenyataannya belum jelas sebab belum menyebutkan isinya sebaiknya dituliskan juga isinya, misalnya Hal : Undangan rapat penerimaan mahasiswa baru. Alamat Surat yang terdapat dalam surat ada dua macam alamat surat yaitu : alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkanya berturut –turut yaitu :

1.    Nama orang / Nama jabatan

2.    Nama jalan dan nomor rumah / gedung dan

3.    Nama kota          

Nama orang /jabatan ditulis dengan huruf awalnya  ialah huruf  capital pada awal setiap unsur nama itu, tidak ditulis huruf capital semuanya.Nama orang  hendaknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat, misalnya jalan Jenderal Rakhmat, disingkat /dipendekan Jend. B. Rakhmat,/Jl. Jend Basuki R. Nama kota tidak di dahului kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf capital semua, tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda baca lainnya.Surat itu hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya (misalnya Rektor, Dekan, dsb). Dapat dipakai sebutan Kepala atau Pemimpin (bukan pimpinan). Alamat itu ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatanya bukan nama instansinya .penulisan alamat surat baik disebelah kiri maupun kanan, keduanya benar. Pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa menuliskan alamat di sebelah kiri.Penulisan di sebelah kiri memiliki tempat yang cukup leluas ke sisi sebelah kanan sehingga kemungkinan pemengalan nama orang /instansi / organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi. Nama alamat yang dituju haruslah nama orang, nama orang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansi /perusahaan. Surat yang dialamatkan kepada Rektor itu dimintakan perhatian atau untuk perhatian (u.p.) pembantu rector 1 sebab masalah / hal yang dipaparkan dalam surat itu berkenaan dengan ruang lingkup tugas pembantu Rektor 1. Surat yang diminta perhatian pembantu Rektor 1 itu perlu diketahui oleh Rektor sebab rectorlah yang bertanggung jawab atas keluar- masuknya surat di lembaga itu.

Alamat luar pada surat dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 x23 cm. Alamat luarnya disusun sebagai brikut:

1.    Nama orang / jabatan

2.    Nama instansi

3.    Nama jalan /gang/nomor rumah bangunan dan

4.    nama kota dan nomor kode pos .

Kode pos perlu dicantumkan di belakang nama kota untuk memudahkan penyampaian dan mencega kekeliruan penyampaian surat kepada penerima surat tersebut .sesudah nomor kode pos tidak perlu lagi dituliskan keterangan lain misalnya nama propinsi (JAWA TIMUR, KALIMANTAN TIMUR, dsb) ,pulau (MADURA ,LOMBOK, HALMAHERA, dsb) atau kabupaten .Surat yang dikirimkan keluar negri cukup dituliskan kata INDONESIA di bawah nama kota dan nomor kode pos .Almat yang dituju terletak pada seperempat bagian sebelah kanan bawah sampul.  Dan alamat pengirimnya dari lembaga pemerintah /organisasi / penerbit  yang termasuk dalam surat resmi bukan surat pribadi karena surat pribadi tidak lazim di tuliskan di bagian kiri bawah atau di bagian samping. Selain alamat, pada sampul surat resmi juga di bubuhkan nomor surat,cap dinas ( di sebelah kiri bawah), derajat surat SEGERA /AMAT SEGERA (di sebelah kanan atas), dan teraan (di bagian kanan atas).

Salam pembuka pada surat merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis dalam surat resmi yang biasa di gunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (jangan di singkat Dh.atau DH.) yang di tulis yang di tulis segaris lurus dengan baris-baris laninya.

Di belakang salam pembuka selalu di bubuhkan tanda koma (,) ini sudah merupakan suatu kebiasaan Dalam surat-menyurat pembuka selalu dui bubuhkan tanda baca(:). agaknya penulisan tanda baca di belakang pembuka surat, baik dengan, maupun titik dua, hanyalah menurut kebiasaan. Salam pembuka Dengan hormat jika tidak di gunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya di masukkan selalu ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alenia pertama) contoh: kami kirimkan dengan hormat seberkas daftar nilai kepada saudara ketua jurusan pendidikan bahasa dan sastra Indonesia.

Isi terdapat dari dalam surat umumnya terdiri dari atas tiga bagian yaitu Pembukaan isi dan sesungguhnnya dan penutup.

Contohnya:

Membalas surat Saudara tertanggal 18 Agustus 1983 dengan ini kami kabarkan bahwa surat lamaran saudara sudah kami terima dengan selamat.

Sehubungan dengan itu .Kami telah mempertimbangkan semasak-masaknya dan merundingkan dengan anggota- anggota kami. Akan tetapi, sayang sekali lamaran saudara itu belum dapat kami kabulkan. Hal itu di sebabkan oleh belum adanya formasi yang saudara inginkan .

Demikianlah penjelasan kami, mudah – mudahan saudara dapat memakluminya.

Pada contoh di atas, isi surat (tubuh surat) itu lengkap dengan bagian- bagian pembukaanya, isi sesunguhnya dan penutup . Dengan jelasnya ditulis dalam tiga buah alinea (paragraf). Dalam pembukaan  juga berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat .Untuk itu digunakan kalinat- kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud dan tujuan surat. Perhatikan contoh- contoh kalimat pembuka surat tersebut :

1.     Untuk membalas / menjawab surat yang diterima ,digunakan kalimat- kalimat pembuka misalnya:

a.    Membalas (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 1983 No. 150 / DBSI.1983, Dengan ini kami beritahukan bahwa ……..

b.    Memenuhi surat saudara tertanggal 19 September 1981 No.97/ Um /1983, bersama ini kami kirimkan ……..

c.    Menunjukan surat saudara tertanggal ….. dengan ini kami beritahukan bahwa ………

d.    Berhubungan dengan surat lamaran saudara tertanggal ……. Dengan ini kami beritahukan bahwa ………

2.    Untuk surat- surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan dan yang sejenis dengan itu, digunakan kalimat pembuka sebagai berikut :

a.    Dengan ini kami beritahukan bahwa …………..

b.    Bersama ini kami sampaikan kepada saudara ………….

c.    Dengan gembira kami kabarkan kepada saudara bahwa …………

d.    Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada saudara bahwa ………….

3.    Untuk menunjukan sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan di perlukan kalimat pembuka sebagai berikut

a.  Berdasarkan hasil rapat para Ketua jurusan pada tanggal 9 juli 1984, dengan ini diberitahukan bahwa …….

b.  Berkenaan dengan surat edaran Inspektur Jendral Depdikbud tertanggal ….No….. dengan ini kami beritahukan bahwa …..

4.    Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dapat dipergunakan kalimat pembuka:

a.  Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 mei 1983, IKIP Malang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut ….

b.  Dalam usaha meningkatkan kemampuan dan keterampilan berbahasa inggris para dosen IKIP Malang, Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia akan mengadakan kursus kilat Bahasa Inggris, yang akan di selengarakan….

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, di kemukakan, di tanyakan, di minta, dan sebagainya yang di sampaikan kepada penerima surat

Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah di perhatikan pedoman-pedoman sebagai berikut:

1)    Tetapkan dahulu maksud yang di beritahukan, di kemukakan, di tanyakan, di minta, dan sebagainya secara jelas.

2)   Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

3)   Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

4)   Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang di tulis hanya atas kemauan sendiri.

5)   Hendaklah di gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

6)   Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata-kata asing / kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan / ke daerah-daerahan, kecuali yang belum ada padananya dalam bahasa Indonesia.

7)    Hendakalah di pakai bentuk surat yang tepat / cocok dan menarik

8)   Hendaklah diketik serapinya – rapinya, hindarkan ketikan yang bertumpuk- tumpuk dan

9)   Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul

Penutup surat merupakan kewsimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Berikut ini diberikan contoh- contoh penutup surat yang sesuai dengan isinya

1.     Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat di pakai kalimat penutup:

a. Atas perhatian Bapak / Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b. Atas perhatian dan perhatian dan bantuan Bapak/ Saudara, kami ucapkan terima kasih

c. Atas kehadiran Bapak/ Saudara, saudara kami ucapkan terima.

2. Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat di pakai kalimat-kalimat penutup sebagai berikut:

a.    Demikian harapan kami dan atas perhatian saudara,kami ucapkan terima kasih.

b.    Demikianlah laporan yang dapat kami sampaikan kepada Bapak, semoga mendapatkan perhatian sepenuhnya dari Bapak.

c.    Demikianlah tugas ini di berikan untuk di laksanakan sebagai mestinya.

Salam Penutup Pada surat

Salam Penutup surat dinas atau formal pemerintah menyebutkan:

1) Nama jabatan (Rektor Pembantu Rektor 1, dekan dan sebagainya)

2) Tandatangan

3) Nama terang,terang dan

4) NIP  (Nomor Induk Pegawai)

Tembusan Pada Surat

Tembusan di buat jika isi surat yang di kirimkan kepada pihak yang sebenarnya di tuju (asli) perlu di ketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut. dangan cara demikian yang di kirimi surat mengerti apa aja yang juga di beri tahu tentang isi surat itu.Tembusan di tulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas, dengan Nomor, lampiran dan Hal/ Perihal. sebaris dengan NIP atau momor lainnya. Tembusan hendaknya di susun berdasarkan urutan tingakat jabatan instansi yang bersangkutan.Pada tembusan tidak perlu di gunakan yang Yth atau kepada Yth. demi kehematan. Bentuk Surat Yaitu:

Dalam surat-menyurat resmi ada lima bentuk surat yaitu: Lurus penuh. Lurus, Setengah lurus, Resmi Indonesia lama, Resmi Indonesia baru

Bentuk Lurus Penuh yang terdapat pada surat dinas di susun dengan aturan sebagai berikut surat semua bagian surat di ketik nilai dari margin kiri yang yang sama.

a)  batas-batas bagian surat di ketik dangan menambahkan jarak spasi.

b)  setiap paragraph baru di mulai pada margin yang sama, dan antara paragraph yang satu yang lainnya berjarak satu spasin juga.

Bentuk Lurus Pada Surat

Bentuk Lurus Pada surat dasarnya dengan bentuk lurus penuh bedanya terletak pada pengetikan pada surat Nama jabatan (Rektor Kepala).Tandatangan, nama terang NIP (Surat  dinas) atau salam penutup (Hormat kami,Wassalam) Tandatangan dan nama jabatan.

Bentuk Setengah Lurus

Bentuk Setengah Lurus dasarnya bedannnnnya hanya terletak pada pengetikan pada paragraphnya. setiap paragraph agak menjolok ke dalam, yaitu sesudah lima ketukan dari margin kiri antara paragraph yang satu lainnya tidak perlu berjarak.

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk Resmi Indonesia Lama pada surat mirip dengan bentuk setengh lurus pada surat bedanya hanya dalam pengetikan dalam surat.

Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi indonesai baru merupakan variasi setengah lurus atau Bentuk Resmi Indonesia.

Dapat kita ketahui yang membedakan bentuk resmi lama dan Indonesia baru. Resmi Indonesia lama letak tanggal suratnya di dahului oleh nama tempat, alamat suratnya di tulis sebelah kanan di bawah nama tempat dan tanggal dan jabatam pengirimannya di tuliskan tandatangan dan nama terang di artip oleh tanda kurung. Sedangkan bentuk resmi Indonesia baru  letak nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat , Alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat dituliskan lengkap tanpa penanggalan karena tempatnya cukup luas, dan jabatan pengirm dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.